リース、レンタルなどのIT機器の契約管理を効率化するには?


企業でPCやサーバーなどを導入する場合、「一括で購入する」、「リース・レンタルで調達する」などの方法があります。購入する場合は会社の資産となりますが、リース・レンタルで機器を調達した場合、機器の所有権はリース・レンタル会社にあるため、契約期間が終わると返却しなければいけません。

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そのため利用場所・利用者、契約形態などを把握しておき、定期的に契約更新をおこなうなどの対応が重要になります。IT資産管理の観点からも、購入したIT機器だけでなく、リースなどで調達したIT機器も、契約内容とあわせて適切に管理することが大切です。

そこで今回は、IT資産管理ソフト「SS1」の「契約管理機能」を活用した、契約管理効率化のポイントをご紹介します。

契約書と機器情報を一元管理

紙の契約書をファイルに保管しておく企業様は多いかと思いますが、契約内容を確認したい時に、たくさんの契約書の中から目当てのものを見つけるのに時間がかかったり、紛失してしまうということも考えられます。

SS1を利用すれば、リース・レンタルしているIT機器のインベントリ情報を自動収集し台帳化。加えて詳細に契約情報を登録できるので、該当する機器情報と紐づけて管理し、どの機器がどんな契約内容かをすばやく把握することが可能です。

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さらに、SS1は管理画面の閲覧権限を自由に設定できます。例えば、総務部に契約管理画面の閲覧権限を付与することで、契約情報は総務部で一括管理させるなど、作業分担できます。情報を共有しながら、効率的に管理をおこなうことが可能です。

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リース・レンタルの更新時期を適切に把握

契約時期の違うリース・レンタルの機器が増えてくると、契約満了時期の把握が難しくなり、契約更新などが漏れてしまうことも懸念されます。SS1は管理者にメールで契約満了日を通知することができるため、契約が切れる前に更新を促し、更新漏れを防ぐことが可能です。

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リース・レンタル契約にかかる予算を把握・適正化したい

IT機器の導入には、経費算出・予算取りがつきものです。特にリース・レンタルで契約した機器を、複数の部門で管理・使用している場合に、部門ごとの予算を計上するためには、各部門で使用している機器を把握し、個別に集計する必要があります。SS1では、部門ごとで契約にかかる予算を登録でき、それらを一括で管理することが可能です。各部門にどれくらいの予算がかかるのかを俯瞰で把握できます。

また、SS1では契約にかかる予算を前年度の実績と比較して算出することができます。前年度にかかった予算は、自動で収集できるため、手間なくスムーズに予算編成を検討できます。

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詳細な契約管理機能を備えるIT資産管理ソフトは「SS1」だけ!

このようにSS1は、IT資産の詳細な契約管理が可能です。当機能を活用し、業務を効率化を実現いただいた企業様の事例も多数ございます。IT資産の契約管理でお悩みの方は、是非お気軽にご相談ください!

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