突然舞い込むヘルプデスク業務...。その効率的な対応方法をご紹介


PCやサーバーなどの管理を担っている情報システム部の役割は、基幹システムの構築やセキュリティ対策をはじめ多岐にわたります。そんな中でも特に手間がかかるのが、PCのトラブルやソフトウェアの使用に関する問い合わせ、離れた拠点にある機器のメンテナンスなどの「ヘルプデスク業務」ではないでしょうか。


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様々な問い合わせへの対応に時間を割かれ、業務改善や付加価値サービス向上など、会社に利益を生む「攻め」の業務になかなか着手できない、といったお悩みをお持ちの方も多くいらっしゃるかと思います。
そこで今回は、IT資産管理ソフト「SS1」の「インシデント管理機能」を活用した、IT関連のトラブル対応やヘルプデスク業務の効率化のポイントをご紹介します。

トラブル内容のデータベース化で迅速に解決

「この問い合わせ前もあったけど、どうやって解決したっけ」といったように、PCに関するトラブルの問い合わせの中には、似たようなケースが多く発生します。

SS1の「インシデント管理機能」は、トラブル内容とその対応履歴をデータベース化できます。登録時にトラブルの内容をカテゴライズできるため、次回トラブルが発生した際に過去の対応履歴を参照し、迅速な対処が可能です。登録用フォーマットも自由に作成できるため、自社の環境に合った運用ができます。incident_01.png
さらにSS1では、蓄積したインシデント情報を集計し自動でレポート化できるため、どういったトラブルや依頼が多いかを簡単に把握できます。
例えば、先月多く発生したトラブルに注目し、対処方法をグループ内で共有することで、そのトラブルの対処時間を削減するなど、ヘルプデスク業務の効率化に役立てられます。incident_02.png

リモート接続で、離れた拠点のトラブルにスピーディに対応

情報システム部にとって、離れた拠点で発生したPCトラブルにかかる時間ほど無駄なことはありません。
該当拠点へ赴いて作業する間は通常業務が止まってしまい、生産性が損なわれるなど、会社全体にも影響を与えます。

遠方拠点のトラブルには、SS1の「リモートコントロール機能」を活用して、自席にいながら対応可能です。SS1の管理画面から該当機器に直接アクセスできるため、IDやパスワードを調べて入力するといったストレスもなく、リモート接続できます。接続する側とされる側の双方が操作できるため、トラブル解決手順の説明やオペレーション教育など、様々なシチュエーションで活用できます。

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手間のかかるソフトウェアの配布・インストールも手軽に実施

ソフトウェアのインストール要望などがあった場合、1台1台手作業でインストールをおこなわざるを得ないケースもあるのではないでしょうか。PCの数が多いほどインストール作業に費やす時間が増すため、他の業務に支障がでることも少なくありません。
SS1では、指定した機器にソフトウェアのインストールファイルを配布し、実行することができます。配布状況の確認や、スケジュール指定もできるため、効率的なインストール作業が可能です。incident_04.pngまた、インストール時にプロダクトコードの入力や特定ボタンのクリックなどが必要なソフトウェアについては、一連のインストール手順を記録し、スクリプト化できます。作成したスクリプトをPCに配布・実行することで、ソフトウェアのインストールにかかる時間を大幅に削減できます。incident_05.png

SS1でヘルプデスク業務のシステム化を実現し、業務効率アップ!

SS1で今すぐ、ヘルプデスク業務の効率化を図りませんか?「インシデント管理機能」や「リモートコントロール機能」などを活用し、迅速なトラブル対応の実現に成功した企業様の事例もございます。ヘルプデスク業務の効率化を検討している方は、是非お気軽にご相談ください!

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