STOPジタハラ!残業削減の肝は"生産性の向上"。


働き方改革関連法がいよいよ2019年4月1日から順次施行されます。
代表的な改正として挙げられるのは、時間外労働の上限規制や労働時間把握、年5回の有給休暇取得の義務化などです。法改正を前に、各企業では労務管理の見直しなどが進められてきています。
厚生労働省が2018年11月におこなった労働経済動向調査では、約6割の企業が働き方改革として「残業削減の推進」や「長時間労働削減のための労働時間管理の強化」に取り組んでいると結果が出ています。

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日本では近年、長時間労働による過労死などが慢性的な社会問題になっています。長時間労働は健康を損なうだけでなく、仕事とプライベートの両立を困難にし、少子化の原因になっているといわれています。
ワーク・ライフ・バランス(WLB)を改善し、誰もが働きやすい社会を目指すために、企業における「長時間労働の是正」は喫緊の課題です。

今回は、働き方改革関連法施行前にあらためて見直したい残業削減のポイントをご紹介していきます。

時間外労働の上限規制とは?ジタハラになっていませんか?

今回の働き方改革関連法の施行により、労働基準法が改正され時間外労働に上限(原則1か月45時間、1年360時間)が設けられます。それに違反した場合には罰則が科せられます。
このような流れもあり、長時間労働削減・残業規制の一環として、企業から社員に定時退社を促す「ノー残業デー」を実施する企業も多くみられます。社員のプライベートを尊重し、相対的に仕事にも良い影響が生まれることを狙っています。
しかしながら、なかにはノー残業デーを実施すること自体が目的になってしまい、業務時間を短縮する具体的な解決策がないまま定時退社を強いる「時短ハラスメント(ジタハラ)」が起こっているのも事実です。
ジタハラとは、長時間労働の是正を進めるなかで生まれた新たなハラスメントの一種です。2018年のユーキャン新語・流行語大賞にノミネートされ、世間でも話題となりました。

時短を強要された社員はリカバーするために自宅にPCを持ち帰って仕事したり、ノー残業デー以外の日に遅くまで残るなど、結果的に残業が増えてしまうことも。
無理のあるやり方では、当然社員の不満は高まります。実際に、ある調査では「社員の約6割が会社で行っている働き方改革に不満を感じている」という結果もでています。

ジタハラは、主に経営層と現場の考えにギャップが生じることで起こります。ジタハラを避け長時間労働の是正をおこなうには、現場の状況に即して業務効率化を図ることが重要です。それにより、企業全体で労働時間の短縮と生産性の向上を目指し、残業時間の削減を実現させましょう。

残業削減、生産性向上のポイント

1.社員に心がけてもらうこと

長時間労働の是正をおこなうためには、社員一人一人が効率よく仕事し、生産性を向上させる必要があります。効率よく仕事をおこなう手法として「タイムマネジメント」が注目されています。
タイムマネジメントとは、限られた時間の中で生産性を高める時間管理のことを指します。

まずは仕事の優先順位を見える化、続いて何を・いつまでに・どの程度終わらせるかなどの目標を決め、スケジュールを組み立てます。週に1回などのペースで予定通りに進んでいるかなどを振り返り、スケジュールにズレが生じていれば軌道修正する、といった形でPDCAを回していきます。
タイムマネジメントをおこなうことで時間配分が明確になり、無駄な時間を最小限に抑えて業務を効率化できます。結果的に残業時間を削減できるのも大きなメリットです。

<ポイント>
 ・作業優先順位の見える化
 ・目標を決め、スケジュールを立てる
 ・スケジュール通りに進行したかどうかを振り返る

2.経営者や是正担当者が心がけること

まずは、社員の今の勤務状況を把握し、残業の要因となる作業の分析をおこないましょう。
時間外労働がどれくらいおこなわれているのか、勤務状況の把握のためにタイムカードの打刻時間と、実際の労働時間を確認する、社員と直接面談するのも有効です。

さらに、社員がスムーズに働けるような環境を作るために、ルールの見直しやITツールの導入も効果的です。PCの操作ログが取れるツールを活用すると、業務外のWebページの閲覧や、特定のソフトウェアを長時間使用している、といった実情が見えてくる場合もあります。

また、社員の柔軟な働き方をサポートすることも忘れてはいけないポイントです。例えば、子育てや介護などの理由によりオフィスで勤務できない場合でも、自宅などで作業をおこなえるようにテレワーク体制を整えることで、業務ノウハウを損なうことなく人材を有効活用できます。これにより生産性の低下を防ぐことにもつながります。

<ポイント>
 ・労働時間の把握/現状の分析
 ・労働環境の整備
 ・柔軟な働き方をサポートする

3.社員のモチベーション向上

残業を減らした結果、削減した残業代をそのまま会社の利益にしてしまうことは禁物です。
同じ仕事をしても、残業をする人が残業代分だけ収入が多くなってしまう状況では、不公平感が募り、定時までに仕事を終わらせられる人(=能力の高い人)のモチベーションが低下する一方です。
このような状態に陥らないためにも、評価基準を見直し、削減した残業代を能力の高い人に還元できる仕組みをつくるといった、モチベーションを向上させるための手段が必要となります。

また、モチベーション向上のためにはワーク・ライフ・バランスの意識を社員に浸透させることもカギとなります。残業を削減し、仕事以外の生活を充実させることにより、相乗効果で仕事の満足度や意欲が高まり、生産性の向上にもつながります。こちらもぜひ意識してみてください。

<ポイント>
 ・残業に関する社員の不公平感をなくす
 ・削減した残業代を社員に還元する
 ・ワーク・ライフ・バランスの意識を浸透させる

残業削減につながるツールの活用方法

前述した通り、残業削減や生産性向上のためには、まず現状を分析する必要があります。業務時間外のPC使用状況の把握や、ソフトウェアなどのログチェックにはIT資産管理ツールが活用できます。
※画像はIT資産管理ソフトSS1のサンプルイメージです

たとえば、残業が多い社員はPCを使ってどんな作業をおこなったのかチェックしたり、残業傾向の分析に役立てたり、タイムカードなどの勤怠データとPCの稼働時間を突き合わせて無断残業がないかの確認などに活用できます。
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また、業務に必要ないWebページの閲覧やソフトウェアの使用を禁止にすることで生産性の低下を防ぐことも可能です。
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柔軟な働き方の一つとしてテレワークを実施する前に、端末管理やセキュリティ対策も必要となります。テレワーク端末管理についての詳細は、こちらの特集記事をご覧ください。
●テレワークのセキュリティリスクを考える

まとめ

長時間労働を是正するには下準備が必要です。無理に時短を推し進めれば「ジタハラ」になってしまいます。まずは現状を把握すること、そして社員一人一人が業務を効率よくおこない生産性を向上させることが重要です。企業として長時間労働の是正に着手する際には、まずお使いのIT資産管理ツールを活用して現状を分析してみてください。
また、働き方改革をすでに実施している!という企業も、実際に社員の声を聞き、考えにギャップがないか現状を見直してみてはいかがでしょうか。

IT資産管理ツールを活用した長時間労働の是正方法にご興味がありましたら、ぜひ弊社までお問い合わせください。

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