【江南病院様】IT資産管理ソフト「SS1」導入事例インタビュー


IT資産管理ソフト「SS1」は2005年のパッケージ販売開始以降、多くの企業様や医療機関様にご愛用いただいております。熊本市内の地域医療の中核として質の高い医療サービスの提供に取り組まれ、信頼されている一般財団法人杏仁会 江南病院様は、2018年8月よりSS1をご導入いただいております。今回は、江南病院様が導入に至ったエピソードやその導入効果についてインタビューいたしました。

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事務部長 上野 様(左)、総務課 主任 山名 様(右)

IT資産管理ソフト選定のきっかけ

―― ではまず、SS1を導入する以前のお話を伺いたいと思います。以前はどのようにIT資産管理をおこなわれていましたか?

江南病院 山名様 以前はExcelの台帳でIT資産を管理していました。しかし、端末台数が200台近く存在するため、どうしても管理が煩雑になり、データの更新漏れが発生してしまうこともありました。そこで、IT資産管理ソフトを導入して管理台帳の精度をあげ、作業を効率化したいと考えていました。

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江南病院 上野様 手作業でやっていた頃は、管理が追いつかなくて大変でしたね。

山名様 あとは、IT資産管理ソフトでデバイス制限もおこないたかったんです。もともと、デバイスはActive Directoryのグループポリシーや、アンチウイルスソフトで制限していました。そのかわりに、IT資産管理ソフトを用いてデバイス制限をすれば、管理を一元化でき、作業の効率化と費用対効果が生まれるんじゃないかという思いもありました。

―― 当時、ご要望として伺っていましたよね。導入を検討されたタイミングとしては、電子カルテシステムのバージョンアップの際だったと記憶しているのですが、いかがですか。

山名様 そうですね。電子カルテシステムのバージョンアップに伴ってIT資産管理の見直しもおこないました。

上野様 実は、IT資産管理ソフトについては、もっと前から導入したいと思っていました。過去に他社製品の説明を受けたり見積もりをいただいたりしていたのですが、予算に収まるものがなく導入には至っていませんでした。そこで、何か良いものがないか探していたところ、展示会でSS1を紹介していただきました。SS1は導入する機能を自分たちで選択できるということで、シンプルな構成で導入することができる。その後、機能の拡張もできるというところにも惹かれましたね。

SS1に決めた理由

―― なるほど。機能を選んで導入できることをご評価いただけたのですね。

上野様 そうですね。必要な機能だけを購入し、無駄なものを買わなくてよいというのは大きな決め手になりました。

山名様 それと、操作性ですね。展示会で画面を見たときに使いやすそうだな、というのは感じていて、実際使ってみてからも、操作方法が直感的にわかるので、管理者側としては一番助かっています。

―― 導入の前後でギャップを感じることなくお使いいただけているのですね。お役に立てて何よりです。

上野様 あとは、SS1の提案をしてくださったディー・オー・エスさんの対応も良かったです。他社製品の提案を受けていた際、質問をすると「それはできません」と言われ、使い方の提案もありませんでした。システムって100%なんでもできるわけではないことは私もわかっていますが、否定的なことを言うだけで、回避策の提案もないと、その製品を使いたいという気持ちがなくなってしまうんですよね。

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しかし、ディー・オー・エスさんは、こちらの要望をかなえるために前向きな姿勢で「こういう使い方をしましょう」と運用の提案をしてくださりました。これなら導入後も安心して使えると感じて、SS1の導入を決定することとなりました。

―― ありがとうございます。そのように言っていただけるとは、大変光栄です。
SS1導入時、エージェントの展開はスムーズでしたか?

山名様 エージェントの展開は、当院のシステム入れ替えのタイミングだったこともあり、まずマスタPCを作成しました。そこにSS1エージェントも一緒にインストールして、横展開でコピーしていったので、エージェントを展開する手間は特に発生しませんでしたね。

―― 他社の製品では、マスタPCにエージェントを入れて展開すると、うまく端末の情報が収集できないケースもあるようですね。SS1ならではの展開の容易さがお役に立てたようで何よりです。

SS1の導入効果

―― SS1を導入されて、手作業でおこなわれていた台帳のメンテナンスは効率化できましたか?

山名様 Excelをメンテナンスする工数はなくなりましたね。

上野様 台帳のメンテナンスが、SS1で自動化されていることが当たり前になり、助かっているという意識もないくらいですね(笑)。

―― SS1は快適なIT資産管理をおこなうための製品ですので、そのようなお言葉をいただけて嬉しいです。
当時、ファイル配布の機能も使ってみたいというお話を伺っていましたが、実際に使われてみていかがですか?

山名様 IT統制の観点から、全端末を基本的に同じような状態、環境に整えておかなければなりません。今までは、何かファイルを配る際に、バッチファイルを作ったり、人海戦術で展開するという選択肢しかありませんでしたので、IT資産管理ソフトを使って楽にできないか考えていました。

SS1を使うことで、きちんと配布されているかどうかがわかるようになったので便利ですね。もし配れていない端末があってもすぐに対応できるので、基本的にすべての端末を同じ環境に保てており、職員からの「必要なソフトウェアが入っていない」という問い合わせもなくなってきています。

―― その他ソフトの配布などもおこなわれましたか?

山名様 SS1を稼働して1ヶ月も経っていない頃、各端末に、あるソフトのインストールをしなくてはならない、ということがありました。それを1台ずつまわっておこなうにはあまりにも負担が大きな作業だと思っていました。

上野様 職員に研修のビデオを見せるために、急ぎで動画視聴ソフトを配布したかったんですよね。

山名様 そこでSS1のサポートに問い合わせをして、やり方を聞きながら実際にリモートでインストールしました。2日もかからないくらいで、ほぼすべてのPCにインストールすることができました。

ss1-d-konan6.png(SS1のファイル配布機能 配布するアプリケーションなどの設定画面 ※イメージ)

―― ファイル配布機能もしっかり活用いただけているのですね。当初の要望にあったデバイス制限はいかがですか?

山名様 今使用している端末はCD-ROMドライブがないもので、USBポートはあるんですが完全にロックしてますね。外付けのものを使われても困るので、それに関してもSS1で制限をかけています。

上野様 デバイス類が使えなくなることは周知徹底していたんですが、それでもSS1の稼働後に、USBメモリなどを使おうとした人はいましたね。そこもSS1でしっかりブロックできているので効果を実感しています。

―― デバイスの利用については全面的に禁止されているのでしょうか?

山名様 基本的には全面禁止していますね。ですが、部署によってどうしても使わないといけないことがあるときは、特定の端末だけ許可しています。手術室で撮影した動画を術後に先生が患者様に見せることもありますので、その病棟に関しては外付けDVDドライブは許可するなど、部署ごとや端末ごとで対応をおこなっています。

―― なるほど。必要なところがあれば柔軟に設定をされているのですね。その他、利用されている機能はありますか?

上野様 ログレポート機能ですね。

山名様 今年の1月に、端末のデータをすべてとってどれだけ稼働してしているのか洗い出しをおこなったんです。すると、PCのつけっぱなしが多いということが判明しました。病棟などは24時間稼働なので仕方がないところもありますが、夜間に勤務中の職員よりもはるかに多いPCがつけっぱなしになっている、というのはさすがにおかしいので、そういった面の注意喚起に活用しました。

上野様 それと、職員から「PCが足りない」という意見をよく言われます。しかし、ログレポートではっきり稼働している端末の数字が出ますので、PCが足りていないわけではないことを提示する材料としても役立っていますね。

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(SS1のログレポート機能 端末のログオン時間などが確認可能 ※イメージ)

―― ログレポート機能をIT資産の適正化にも使っていただけているのですね。
他にはリモートコントロール機能も導入いただいていますが、以前は他のソフトを使われていたとのお話を伺っております。

上野様 はい、別のフリーソフトを使って各クライアントにリモート接続していましたが、それを今回SS1のリモートコントロール機能に切り替えました。

山名様 以前のものだと、デュアルモニター環境のPCにアクセスする際に上手く反応してくれませんでした。なので、結局現場まで行って対応することが多くありました。SS1は複数モニターのPC環境にも対応できるので、移動しなくてすむようになりましたね。

今後の展望

―― SS1の活用について、今後の展望などはありますか?

山名様 最新版にバージョンアップして、実際にどういうことができるのか早く試してみたいですね。
特にPCの使用時間制限が気になっています。SS1を入れているグループ施設からも、「長時間PCを使用している職員に通知をしたい」という要望も出ていますので。

上野様 そうですね、グループ施設では現状残業管理が徹底できていないところもあるので。労務管理者が気づけないところでの残業もある可能性がありますし、実情の可視化や抑止に活用していきたいですね。当院自体は10年以上前から残業時間の管理などはおこなっていて、残業をほとんどしておりませんが、そこもさらに業務を効率化していけたら良いなと思います。

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―― 上野様、山名様、本日はありがとうございました。IT活用や、働きやすい環境作りに積極的に取り組まれている江南病院様ならではの貴重なお話をお聞きでき、大変勉強になりました。ぜひ今後もSS1をご活用ください。

(インタビュー:ディー・オー・エス 小藤) ※インタビュー内容は取材当時のものです

■一般財団法人杏仁会 江南病院様 概要
一般財団法人杏仁会 江南病院は「迅速、正確、人間愛」を基本理念として、地域から選ばれる病院を目指して、救急医療、急性期、回復期リハビリ、慢性期医療に積極的に取り組んでいます。地域医療構想や地域包括ケアシステムが推進される中、当院の役割を果たすことで、2025年問題にも対応すべく職員一同努力を重ねております。

SS1をご活用いただいている江南病院様の導入事例をご紹介させていただきました。
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