導入したIT資産管理ソフトをムダにしない!有効活用の基本とは


2019年3月~4月に実施されたキーマンズネットの調査では、企業の6割がIT資産管理ソフトを導入していると言われています。しかし、せっかく導入したものの思ったように管理を進められないといったお悩みを抱える情報システム担当者も少なくありません。

有効活用できれば、日々の業務を大幅に短縮できるIT資産管理ソフト。もったいない状態になってしまうのを避けるために、今回は有効活用するための基本ステップと、その基本ステップに沿って利用できるIT資産管理ソフトSS1をご紹介します。「導入しているのに使いこなせていない」「導入したいが活用できるか不安」といった方は、ぜひ参考にしてください。

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ステップ1:計画を立てる

IT資産管理ソフトは多機能で、企業が抱える様々な課題を解決できるものですが、何からはじめるか決めていないと運用体制を整えるのに時間を要することがあります。
まずは、IT資産管理ソフトでどのような課題を解決したいかというビジョンを明らかにし、そのためのスケジュールを組むことが重要です。導入後1か月で資産管理台帳を作成する、半年後には台帳をもとに現物棚卸をおこなう、など具体的に決めておきましょう。

また、そのような計画を立てていても、実際に導入してみると管理する時間がとれない、人手が足りないというお客様も多いです。あらかじめ作業時間と人的リソースを確保することも忘れてはいけません。第一段階として使用する機能やチェックする項目を絞って使い始めるなど、導入したIT資産管理ソフトの機能全体を把握し無理のない計画を立てましょう。
ほかのユーザーがどのように管理しているか参考にしたい、使い始めるにあたって勉強会をおこなってほしい、などの要望があればメーカーに相談するのも一つの手です。

■IT資産管理ソフトSS1なら...①
SS1は、基本機能とオプション機能に分かれた構成となっており、オプション機能はお客様に必要なものだけを選んでご利用いただけます。基本機能でPCなどIT機器の台帳管理を実現した後に、ログ管理などのオプション機能を追加することもできるため、段階的な管理を進めるのにうってつけのIT資産管理ソフトです。
また、監視すべき行動が起こった場合にアラート通知する機能や、日々のIT資産の変化・異常をまとめて確認できるレポート機能を搭載しており、手軽に状況把握できるようにつくられています。
さらに、担当営業・サポートスタッフ・ヘルプデスクが連携を取り、SS1を長く快適にご活用いただけるよう充実したサポート体制をとっています。
●SS1サポート体制の詳細はこちら

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(SS1は基本機能で最適なIT資産管理を実現でき、さらに豊富なオプション機能を選んで追加できる)

ステップ2:活用するシーンを具体化、拡張する

ステップ1で立てた計画に沿って運用を進めていくと、IT資産管理ソフトがどのような情報を取得し、どう管理をおこなえるのか具体的にイメージできるようになるはずです。次のステップでは、IT資産管理ソフトで管理できる内容と現状の業務内容をすりあわせて、計画のほかにも有効活用できないか検討してみましょう。
例えば、IT資産管理ソフトではシリアル番号やドライブの空き容量などのハードウェア情報から、インストールされている各種ソフトウェア情報、接続しているネットワーク情報など、あらゆる詳細なデータを自動取得できます。

それらの情報を台帳として保存するだけでなく、普段の業務でどのように活かしていくのかをイメージし、実際に現場に反映することで業務改善につなげられます。サポートが終了する予定のソフトウェアをインストールしている機器をリストアップする、IPアドレスのバッティングを防ぐ、PCの入れ替えプランを立てるなど活用の幅は無限大です。
無駄なくIT資産管理ソフトを使いこなすには、計画に含まれている作業だけでなく普段の業務に重ね合わせて効率化できそうな部分をピックアップし、活用範囲を広げていくことが重要です。こういった管理はできるかな?と想像を膨らませて、積極的にIT資産管理ソフトを操作してみてください。

■IT資産管理ソフトSS1なら...②
SS1は、IT機器の様々な情報を集約して管理できるほか、リースやレンタルの金額や満了日などの契約情報、保証書のイメージ、メーカー修理の履歴など、既に自社で保有していたデータと紐づけることも可能です。
管理ユーザーは無制限に作成できるため、部署ごとに特定機能の管理権限を付与するなど設定することで業務を分担できます。IT機器のリース・レンタルなどの契約管理は経理部に、機器の在庫管理は部署ごとにおこなってもらうなどができれば、大幅な業務削減につながります。
活用すればするほど、費用対効果を高く実感いただける製品です。
●SS1の各種機能の紹介はこちら

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(SS1は契約情報と機器情報を紐づけた一元管理が可能で、ユーザー権限も柔軟に設定できる)

ステップ3:管理しやすい環境をつくる

膨大な情報を管理できるIT資産管理ソフトですが、その分、情報が探しにくい・わかりにくいと感じる方もおられます。そのように感じていると、操作するのが煩わしくなりIT資産管理ソフトを結局使わなくなってしまう...ということになりかねません。

「導入しただけ」「台帳をつくっただけ」といった状況にならないよう、環境を整備しておくことも忘れてはいけないポイントです。自社の運用に沿った管理手順をまとめておき、担当メンバー間で共有しましょう。また、管理画面上で頻繁に使う機能をまとめたり、表示画面を見やすくカスタマイズするとより効果的です。IT資産管理ソフトを有効活用するには、できるだけ管理画面を使いやすくして、操作に慣れることが重要です。
そうすることで属人化を防げるほか、担当者の引継ぎに時間がかかる、担当者の変更後に活用できなくなるというような状況を回避し、IT資産管理ソフトの導入メリットを長期的に享受できます。

■IT資産管理ソフトSS1なら...③
SS1は、Excel調の管理画面で、誰でもすぐに使える操作性の高さが好評です。機器情報やログなどの一覧画面は、お客様のお好みで項目を固定したり入れ替えたり、見やすくカスタマイズしていただけます。お気に入り機能の登録や、よく確認する部署などをまとめることも可能です。検索機能も優れており、欲しい情報を手間なく抽出できます。
さらに、機器情報やネットワーク情報は、実際のレイアウトと連動して管理できる機能も搭載しています。どのフロアにどのように機器が設置されているかや、サーバーラックの構成、ネットワークの接続図などを視覚的に把握しメンテナンスに活用いただけるなど、管理者の使い勝手に配慮した設計になっています。
●SS1の使いやすさの理由はこちら

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(SS1は視覚的な管理が可能で、離れたフロアや拠点の状況把握、問い合わせ対応などに活用できる)

今回ご紹介したようなステップを踏むことで、IT資産管理ソフトは有効活用できます。
これからIT資産管理ソフトの導入を検討されている方は、このような基本事項を念頭に置いて運用をはじめてみてください。また、IT資産管理ソフトを導入しつつも活用できていないという方は、あらためて基本に立ち返り、IT資産管理ソフトを存分に使いこなしていただければ幸いです。

●IT資産管理ソフトの導入・乗り換え、SS1に関するお問い合わせはこちら

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