働き方改革は「業務実態の可視化」がキー。IT資産管理ソフトSS1でできること


「一億総活躍社会の実現」として政府から提唱された働き方改革。労働生産性向上や長時間労働の是正など、企業で様々な取り組みがされています。
今回は、多くの企業が抱えている働き方改革の課題を解消するポイントと、企業の働き方改革をサポートするIT資産管理ソフト「SS1」の活用方法をご紹介します。

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働き方改革を推進するポイント

2020年4月から「働き方改革関連法」の時間外労働の上限規制が中小企業も対象となります。この法律は上限を超過した場合の罰則などが定められており、これまでの働き方の大幅な改善による、業務効率化・生産性の向上を目指しています。業務効率化のための柔軟な働き方として注目されていたテレワークは、最近では新型コロナウイルス(COVID-19)感染対策として導入が急増しています。
在宅勤務を含むテレワークは社外で作業をおこなうため、業務状況が見えにくく、セキュリティリスクも高くなるなど、管理者側にとっては新たな課題となり得ます。テレワーク実施時には、持ち出しPCの使用状況を可視化する仕組みは必須であり、さらに社内PCと同様のセキュリティ対策を施す必要があります。

またPCの使用状況を可視化できる環境があれば「長時間労働の是正」の面でも活用できます。従業員がどのような業務をおこなっているのか状況を知ったうえで、会議時間の削減、業務フローの見直し、ITの推進による省力化など業務のムダを洗い出し、仕事のやり方の改善に役立てられます。
そのうえで、現場に即した残業規制をおこなえれば、生産性を損なわず長時間労働を是正することができます。

IT資産管理ソフト「SS1」で働き方改革をサポート!

これらのポイントをおさえて働き方改革を推進できるソリューションが、IT資産管理ソフトです。
当社がご提供している「SS1」は、業務状況の可視化やPCの使用制限機能、ワークフロー申請、テレワークのセキュリティ対策など、あらゆる機能で働き方改革をサポートいたします。
ここからは、IT資産管理ソフトSS1の活用方法をご紹介します。

1.PCのログオン・ログオフデータの取得

SS1のログレポート機能では、PCの稼働時間、ログオン時間をグラフで確認できます。休日や深夜など業務時間外にPC利用があれば、社内・社外問わずにログ取得が可能で、注意すべきPCを一目で確認できます。稼働平均時間の比較や、稼働率の高いPCのトップ5を確認することで傾向把握が容易になるほか、それらのデータをダウンロードして活用できます。
●ログレポート機能の詳細はこちら

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勤怠管理システムなどで取得した勤務時間データをSS1に取りこみ、比較することもできます。SS1で取得したPCの稼働時間(ピンク)と勤怠管理システムで取得した勤務時間(緑)を見比べ、申告した勤務時間とPCの稼働時間に乖離がないか調査することにも活用いただけます。

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2.PCを使った業務実態の可視化

あらゆるソフトウェアの使用状況を、月・日・時間単位でどれだけ使用したのかや使用時間の割合を集計できるので、業務傾向の分析や振り返りに役立ちます。
業務実態が見えにくいテレワーカーの作業状況も確認可能で、サボりを防止したり、効率的に働けていない社員の洗い出しにも活用できます。マウスクリックやキーボードの打鍵回数も取得できるので、「ソフトは長時間立ち上がっているが、打鍵回数が著しく少ない」ということであれば、該当者のログを確認したり、直接業務状況を尋ねるなどして、改善につなげられます。
テレワーカー側からしてみても、適切に業務をおこなっている証跡を残せるため、ログの活用は管理者・テレワーカー双方にとってメリットがあります。
●ソフトウェア使用状況レポート機能の詳細はこちら

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SS1で取得したログを確認することで、業務に関係のないWebサイト閲覧や、ゲーム・チャットツールなどを使用していないかといった状況の把握が可能です。さらに、業務の妨げとなるようなWebサイトの閲覧やソフトウェアの使用を禁止し、作業中のムダを洗い出して是正することができます。業務に集中できる環境を作り上げ、生産性の向上につなげられます。
●Web閲覧ログ・閲覧禁止設定機能の詳細はこちら
●ソフトウェア管理機能の詳細はこちら

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3.PC使用制限による残業抑制

SS1は勤務時間外のPC使用を制限することが可能です。テレワーク中は原則残業禁止としている企業の場合、定時前に作業終了を促すメッセージを表示、さらに定時を過ぎたらPCを強制的にシャットダウンさせるといった運用が実現できます。
また、急ぎの作業が発生し、やむを得ず残業しなければならない場合は、使用者自身でPCの使用を延長するという設定もおこなえます。延長時間や申請理由などは、ログで事後確認が可能です。
●PC使用時間制限機能の詳細はこちら

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4.ワークフローで持ち出し機器の利用申請・残業申請

SS1のワークフロー機能では、社外へのPCの持ち出しやデバイスの使用、残業申請業務がWebブラウザ上で簡単におこなえます。申請内容は自動でSS1に反映されるため、管理者の手間を削減し作業の効率化が可能です。申請フォームや申請ルートは運用にあわせて自由に設定できるので柔軟に活用できます。
●ワークフロー機能の詳細はこちら

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5.テレワーク端末の管理、セキュリティ対策

インターネット経由で社外PCの機器情報やログの収集が可能です。VPN環境のない店舗や、在宅勤務に使用する端末の管理に活用できます。USBメモリやオンラインストレージ、危険なソフトウェアの使用を制限するといったセキュリティ対策も可能です。
テレワーク端末のセキュリティ対策については、別の記事で詳しくご紹介しております。よろしければそちらもご覧ください。
●どうするテレワーク?セキュリティリスクへの対処方法とは

まとめ

IT資産管理ソフトSS1は、PCやソフトウェアの管理・ログ管理・外部デバイスの制限などのIT環境の適正化ができる従来の使い方に加えて、業務実態の可視化や生産性の向上、テレワーク端末のセキュリティ対策といった、あらゆる働き方改革の課題解決に活用いただけます。
ひとつのソリューションで、多くの管理・支援をおこなえるため、作業負荷を低減しつつコストを抑えた運用が可能です。
SS1でできる業務実態の可視化などにご興味をもっていただけましたら、下記よりお気軽にお問い合せください。

●SS1に関するお問い合わせはこちら
●働き方改革をサポートするSS1の詳細はこちら

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