【ログ徹底解説シリーズ:見える化編】PCの電源オン・ログオンなど、テレワークを見守るための"ログ活用"


時代の流れとともに、クライアントPC(パソコン)のログの用途は広がり、活用されるシーンが増えてきました。かつては、セキュリティやコンプライアンスを目的としてログ収集する企業、組織が大半でしたが、現在では、労務管理の一環として勤務状況を客観的に把握したり、経営方針の指標としたりすることにも活用されはじめています。
これまで、この【ログ徹底解説シリーズ】では4回に渡り、PC操作ログ/Webログ/メールログ/印刷ログと、各種ログの活用についてご紹介してきました。ログ収集の重要性、それぞれのログがどのように利用できるかなど、皆様の企業におけるログ活用の一助となれば幸いです。各種ログの連載記事は、下記よりチェックしてみてください。

今回は「見える化編」と題して、あらためて見直したいログ活用の重要性や、ログデータを利用したテレワーク中の勤務状況の"見える化"による労務管理についてご紹介していきます。

【連載記事まとめ】PC操作ログ編Webログ編メールログ編印刷ログ編

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ログ収集していますか?活用できていますか?

情報漏洩やウイルス感染といったトラブル発生時や、PCの不調や誤操作があった場合の状況確認をおこなう際に、いつ・どのような事象を起こったのかを知ることができるログは、組織が従業員の使用するPCを管理するうえで欠かせないものとなっています。
そのため、すでに多くの企業では、PCやサーバー、業務システムなどから出力されるログを収集し、一定期間保存しておくことは当たり前になっています。

しかし、ログデータをまとめるだけで手いっぱい、収集したログを有効活用できていないという企業が多いのが現状です。というのも、ログを活用するためには、各種デバイスやシステムから収集したデータを一元化し、さらに、集まった膨大な量のデータを分析・レポート化する必要があるため、作業工数がかかることが大きな要因です。
「リソースが足りないので、ログ活用は後回しになっている」「興味はあるが、自社での具体的な活用イメージがわかない」といった理由で、結局、ログを集めるだけに落ち着いているケースをよく耳にします。

ログを活用することで、現在企業で抱えている課題解決につながるとしたら、非常にもったいない状況といえるでしょう。「宝の持ち腐れ」とならないように、改めてログ活用でどのようなことが実現できるのかを知り、自社の課題解決のために役立てることを検討してはいかがでしょうか。

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テレワークの業務把握をきっかけに、ログ活用を検討してみませんか

テレワークの普及をはじめとして、働き方は多様化し、勤務状況の管理形態も大きく変化してきています。これまで毎日オフィスで顔をあわせて作業していたメンバーが、テレワークに変わり、遠隔で仕事することが一般的になりました。また、コミュニケーションは従来使用されていた電話やメールのほか、Web会議サービスやチャットツールなどを使用するケースが増えています。
他メンバーがどのように仕事しているか、残業しているかが把握しづらい状況になっただけでなく、仕事の進め方自体が変わり、従来の体制では管理しきれないと感じている企業も少なくありません。

そのような不安からか、「不必要な電話、Web会議が増える」といった生産性の向上と相反する状況に陥ったり、「位置情報の取得」「Web会議の常時接続」など、場合によってはテレワークハラスメント(テレハラ)と取られかねないルールを設けるケースも散見されます。
企業として厳しく監視するつもりはなくても、精神的負担がかかってしまう懸念があります。

そこで、そういった課題の解決策として注目されているのが、ログを活用した客観的なデータに基づく「業務の見える化」です。

電源オン、ログオン状況の見える化で「サボり・働きすぎ」がわかる!

作業に使用するPCのログを収集することで、電源オン・オフ、ログオン・ログオフ状況などを把握することができます。働き方改革関連法の施行後、厚生労働省が策定した「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」においても、下記の通り、ログの活用が推奨されています。

<ガイドラインより一部抜粋>
・タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として 確認し、適正に記録すること
・自己申告により把握した労働時間と、入退場記録やパソコンの使用時間等から把握した在社時間との間に著しい乖離がある場合には実態調査を実施し、所要の労働時間の補正をすること(やむを得ず自己申告制で労働時間を把握する場合)

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出典:厚生労働省「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」より抜粋

ログデータを確認することで、PCを使用しているはずの時間帯に使用していない、作業していないはずの深夜時間にPCを使用している形跡があるなどを発見することができます。
いわゆる「サボり・働きすぎ」を洗い出し、生産性低下の是正、長時間労働や不正残業の防止が可能です。正確な証跡をとることで、管理者も現場の従業員も、お互いに信頼感を保ちながら安心して作業できるメリットもあります。

「監視」から「見守り」へ。生産性向上を目指して

多様な働き方が広がるなかで、労務管理にログを活用しない手はありません。目の届きにくいテレワーク環境での業務を見守り、可視化するものとして、ぜひログの活用を検討してみてください。

管理者側としては、申告した勤務時間とPCの使用時間に乖離があった場合も、すぐにサボりや無断残業を疑うのではなく、なぜ乖離が発生してしまったかを丁寧にヒアリングし、その原因を一緒に解決するというスタンスを取ることが重要となります。
テレワーク時はオフィスと作業環境が異なり、想定外のトラブルが発生しやすく、サボる気持ちがなくても、作業が進まず、やむなく無断残業してしまうといったケースも考えられます。このような場合、頭ごなしに乖離を指摘してしまうと、従業員のモチベーションダウンにつながり、環境の改善もなされません。

反対に、ログを「監視」から「見守り」の目的として活用できれば、従業員のモチベーション管理とテレワーク環境の改善につながります。
クオリティ・オブ・ライフ(QOL)の向上が叫ばれる昨今、仕事における生産性向上は、社会全体が抱える課題です。生産性向上の手助けとなるログでの「見守り」で、企業にも働く人にも良好な作業環境を築いていきましょう。

IT資産管理ソフト活用例

そこで、ログを活用しようとした場合に課題となるのが、データの一元化や分析など管理にかかる工数です。ここからはログ管理に有効な手立てとなる、IT資産管理ソフトでできることや活用例をご紹介していきます。

IT資産管理ソフトは、管理対象PCのログを自動で取得し、データを一元化できます。PCの起動、ファイル操作からUSBメモリやソフトウェアの使用、Webサイト閲覧などの各種ログを統合管理することができるため、個々のPCの状態を確認したり、使用しているシステムごとにデータを取り出して整理する必要がありません。
ログの管理によって「見える化」を始めるのに、ぴったりのソリューションです。

※画像はIT資産管理ソフトSS1のサンプルイメージです
 さらに詳しい活用例の紹介は下記ページをご覧ください
 ●働き方改革をサポートするIT資産管理ソフトの紹介記事はこちら

■手間なく各種ログの一元管理、長期保存・横断検索が可能
IT資産管理ソフトでは、ログの収集・管理をはじめ、長期保存も可能です。また、ログの種類に限らず横断検索でき、自動レポート化も可能なため、必要な情報を手軽に確認する体制がとれます。
集めたログをCSVで出力し、求められる帳票形式に加工するといった活用方法もあります。

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■PCの電源オン・オフ、ログオン・ログオフなどの稼働状況を把握
テレワーク時の労務管理に役立つ電源オン・オフ、ログオン・ログオフなどの、PCの稼働状況のログも収集できます。誰が、いつ、どれだけPCを起動していたのかが一目瞭然になります。
このログを出力し、勤怠管理システムで取得しているデータ(申告されている勤務時間)と見比べることも可能です。タイムカード機能を搭載している製品であれば、IT資産管理ソフトの画面上での突合も可能で、手間なく実働時間と申告時間をチェックできます。あわせて、20時以降はPCの利用を制限するといった制御もおこなえば、長時間労働や不正残業の防止により有効です。

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■ソフトウェア使用ログの見える化で、さらに詳しい作業状況の把握や傾向分析
PCの稼働状況だけでなく、ソフトウェアの使用状況をレポート化することで、さらに詳しく作業状況を把握することも可能です。ソフトウェアごとの操作時間や、打鍵回数を取得できるので、作業の傾向確認に活用できます。
例えば、普段Excelでの作業が多い人が、ブラウザを長時間使用している場合などは、トラブル解決に時間を要していないか、質問することができず困っていないかといった、「見守り」の材料としても役立ち、生産性の向上にも寄与します。
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まとめ

今回はログ活用による【業務の見える化】について、ご紹介しました。社内データの活用として、今後ますますログの管理は重要となってきます。ニューノーマル時代の働き方として浸透する、テレワーク。そのテレワークをスムーズに継続するためにも、ログの活用や仕事の見える化をはじめてみてはいかがでしょうか。
忙しい情報システム担当者の負担を増やさずにログ活用をおこなうには、IT資産管理ソフトなどの専用ツールの利用がおすすめです。

IT資産管理ソフトSS1では各種ログの収集、レポート化に加えて、IT機器そのものの情報管理もおこなえるため、より効率的な運用が可能です。(Mac OSの各種ログも取得できます)
ログの活用をお考えでしたら、ぜひ弊社までお問い合わせください。
また、弊社では、収集したログをもとに内部不正や無断残業、メンタルヘルスなどのリスクを未然に検知するサービス「SS1 Risk Analyzer」もご提供しております。テレワークに限らず勤務状況のリスクに予め対処したい、分析を外部に依頼したいといったご要望があればお気軽にご相談ください。

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