意外と知られていない「PC管理×ワークフロー」が便利な理由


残業の有無や有給の取得など、業務上のやり取りを、予め決めた流れに沿って処理できるよう体系化するワークフローは、企業においてスムーズな運営をおこなう上で欠かせない仕組みとなりました。特に昨今テレワークが浸透したことで、システムを用いたワークフローのオンライン化も進んでいます。
しかし便利な反面、活用が進むなかで新たな課題も出てきています。そこで今回は、最近のワークフロー関連の動向と、意外と知られていないワークフロー機能を備えるIT資産管理ソフトについてご紹介します。

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アナログ派?ツール派?広まる「ワークフロー」

社内業務に関する申請・許可や、労務管理などのために利用される「ワークフロー」。従来は印刷物を回覧したり、メールで対応したりするケースが主流でしたが、現在ではツールの導入が進んでいます。

実際にキーマンズネットが2021年4月7日~23日に調査した「ワークフローツールの導入状況」アンケートでは、「所定の用紙に手書きで記入して紙で申請する」と回答した割合は23.6%、2年前の前回調査から7.2ポイント減少している結果となっており、およそ2年で「脱Excel/ペーパーレス化」は着実に進んでいる状況です。
テレワークを機にコミュニケーションツール導入が進み、それらのワークフロー機能を活用している影響もみられます。また、昨今では脱Excel/ペーパーレスといった要因だけでなく、業務効率化・自動化の目的が強まっており、そういった意味でも今後ワークフローツールなどの活用は広まっていくとみられます。

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出展:キーマンズネット「ワークフローツールの導入状況(2019年)」2019年2月7日
https://www.keyman.or.jp/kn/articles/1902/07/news001.html

ワークフロー機能を備えたIT資産管理ソフトとは?

そこでここからは、汎用的なワークフロー機能を備えたIT資産管理ソフト「SS1」をご紹介します。 IT資産管理ソフトはPCやサーバー、ソフトウェアなどを管理するソリューションとしておなじみのものですが、ワークフロー機能を搭載している製品は初耳という方も多いのではないでしょうか。
SS1は、IT資産管理をベースに、Windows更新プログラムの適用管理、セキュリティ対策、PCやソフトウェアの使用状況把握による業務可視化を実現できる製品です。

さらに、SS1では管理している機器情報・設定情報と紐づいたワークフロシステムとしても活用できる特徴があります。ワークフローの導入メリットである申請・承認業務の効率化と社内ルールの徹底を両立できるだけでなく、PC・ソフトウェアの持ち出しや購入に関する申請など、社内IT資産の運用に関わる申請業務を一元管理することができ、内部統制やガバナンス強化にも役立てられます。
会社として把握できていない、管理漏れのデバイスやソフトウェアといったいシャドーITの防止にもつながるため、セキュリティの面でも有効です。

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(SS1のワークフローでは、さまざまな申請がおこなえる)

IT資産管理ソフト「SS1」のワークフローが便利な理由

どのようにSS1のワークフロー機能が活用できるかもう少し具体的にご紹介していきます。
SS1のワークフロー機能はWebブラウザから利用できます。デフォルトで「PC持ち出し申請/ソフトウェア管理申請/PC使用制限(残業)申請/デバイス利用申請」といった申請フォームを備えているほか、自由に申請フォームを作成することも可能です。

フォームの入力内容や申請ルートもカスタマイズでき、申請ルートについては運用にあわせて並列承認・代理承認の設定も可能で、承認フローの停滞を防げます。 また、PC名や利用者の情報はSS1本体の管理情報から参照できるため、申請者や承認者がPC名などを確認して登録する手間を省略できます。
反対にワークフローで申請・許可された内容をSS1本体の管理情報に反映することも可能で、さらなる運用効率アップに役立ちます。

特にPCの持ち出しやソフトウェアの購入などはワークフローで管理されていないことが多く、情報システム部門の作業負担となっているケースがあります。ワークフローを活用しIT資産の情報とあわせて管理することで、企業内のIT統制を図り、飛躍的に業務効率化を向上させることができます。

このようにSS1はIT資産管理ソフトとしてワークフロー機能を搭載しているため、PCの管理やセキュリティに活用できるだけではなく、社内全体の申請・承認における業務効率化にも効果を発揮することで高い投資対効果が得られます。

【IT資産管理ソフトSS1「ワークフロー機能」の特徴】
・Webブラウザで誰でも手軽に利用できる
・デフォルトでIT資産管理にまつわるワークフローが使えるため、運用をはじめやすい
・運用にあわせて申請フォームや申請経路を作成・カスタムできる
・SS1で管理している機器台帳を参照したワークフロー申請が可能になる
・PCの持ち出しなどの申請内容を、SS1で管理している機器台帳へ反映できる
・残業申請が提出されていないPCに使用制限をかけるなど、実運用に活用できる

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(デフォルトの申請フォーマットのほかにも、自由にフォーム・経路を作成できる)

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(申請内容を機器やソフトウェアの台帳に反映したり、
申請にあわせてPC使用を制限・USBメモリの使用を許可したりすることが可能になる)

USBメモリの使用許可などセキュリティに関わるシステムの申請についてワークフローを利用されていなかったお客様が、SS1を活用することで課題を解決された事例もあります。

元々そのお客様では、USBメモリを使用したい場合、Excelの書類を作成しメールで送付するという運用をとられていました。また、メールの申請フォーマットが統一されていないために、申請内容の確認に追加メールや電話が必要になるなど、申請者・管理者どちらにも手間がかかっている状態でした
さらに、管理者が別作業をおこなっていたり不在にしたりすると対応が遅れることがあり、現場からクレームが発生することもあったそうです。
この運用をSS1のワークフローを利用することでシステム化し、申請の作成・確認の手間削減や遅延の防止に役立てておられます。

当社ディー・オー・エスにおいてもテレワーク時の残業申請に利用しています。テレワーク中のPCに対して設定した時間に通知メッセージを出し、残業する場合はワークフローで申請を出すよう義務付けられており、長時間労働の抑制と、残業の実態を把握できる体制を構築しています。

まとめ

今回は、業務効率化やペーパーレスの推進により、役立つシーンの増えるワークフローについてご紹介しました。 SS1では、IT資産管理とセットでワークフローの管理をおこなうことができ、運用工数の削減やコストカットに役立てられます。
現在ワークフローの導入や見直しを考えておられる方は、ぜひSS1もご検討ください。

SS1は、今回ご紹介したワークフローのほか充実したその他機能も搭載しており、好評をいただいております。各種機能や費用の詳細は、下記よりお気軽にお問い合わせください。

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